Wer kennt das nicht? In der langen, manchmal sehr langen Promotionsphase kommt so einiges an Unordnung zusammen. Das betrifft die Dateien auf einem, meistens aber mehreren Computern und USB-Sticks/Festplatten und die Stapel von Notizen, die überall verteilt sind. Dann gibt es noch Ausdrucke und Kopien von Artikeln und Bücher, die möglicherweise bereits in das Literaturverwaltungsprogramm eingepflegt sind, oder aber auch nicht. Das Literaturverwaltungsprogramm selbst kann natürlich auch in Unordnung geraten sein. Und alle Ideen sind überall verstreut, auf dem Schreibtisch, auf Pinnwänden, in Taschen und im Kopf.
Ordentlich promoviert es sich besser!
Zu viele Reibungsverluste entstehen durch das Suchen von Dateien, Büchern oder Notizen. Darum macht es Sinn, sich einmal Zeit zum Aufräumen zu nehmen. Aufräumen jetzt!
Promovieren mit Marie K.: Sammeln und Sortieren
Marie Kondo ist mit ihrer KonMari-Methode Anfang 20 19. auch in Deutschland ziemlich populär geworden, indem eine Netflix Serie dazu gestartet ist. Vorher gab es natürlich schon die Bücher, die einige zum Aufräumen verleitet haben. Zugegeben, man braucht Marie K. weder bei Netflix noch als Buch zum Aufräumen, kann sich von ihr aber gut inspirieren lassen.
Aufräumen führt dazu, einen Überblick zu bekommen bzw. zu haben und auch, sich wieder wohlzufühlen – in den eigenen vier Wänden oder im Promotionsprojekt. Die Idee dabei ist, einmal richtig Aufräumen und dann irgendwie nie wieder. Wenn alles seine Ordnung, seine Struktur und einen festen Platz hat, kannst Du jeden Tag alles dort ablegen und hast nie wieder Chaos. Das hört sich ziemlich gut an und es funktioniert prima, wenn Du erst einmal alles richtig groß aufgeräumt hast.
Aufräumen und Prokrastination
Die meisten Promovierenden kennen das Aufräumen besonders gut im Zusammenhang mit dem Gedanken „eigentlich sollte ich doch jetzt …“. Meistens ist das eine Spirale aus an den Schreibtisch setzen, aufstehen und Tee kochen, Fenster putzen, staubsaugen, Wäsche aufhängen und das Bad putzen und dann wieder hinsetzen und feststellen, dass es jetzt eh zu spät ist anzufangen. Genauso gut könnte man auch im Rahmen der eigenen Promotion aufräumen. Für das Aufräumen als Vermeidungsstrategie/Prokrastination gibt es übrigens auch einen Blogbeitrag.
Den Schreibtisch aufräumen
Es ist kein Geheimnis, dass ein aufgeräumter Schreibtisch zum Arbeiten verleitet. Allerdings ist ein Schreibtisch auch dafür prädestiniert, schnell voll und unordentlich zu werden. Darum sollte es eigentlich ein Schreibtisch-aufräumen-Ritual geben, beispielsweise wöchentlich oder auch täglich, je nachdem wie oft Du Dein Schreibtisch benutzt.
Frei nach Marie Kondo stelle Dir zunächst einmal vor, wie Dein Schreibtisch aussehen soll. Danach mach unterschiedliche Stapel und sortiere Gegenstände, die ähnlich sind. Bücher zu Büchern, Artikel zu Artikeln, Zettel zu Zetteln, Stifte zu stiften. Marie Kondo würde jetzt empfehlen, jeden Gegenstand zu berühren und zu überlegen was Du fühlst und ob dieser Gegenstand Freude in Dein Leben bringt. Ich würde hier empfehlen jeden Gegenstand anzusehen, meinetwegen auch zu berühren und zu überlegen, ob Du ihn jetzt für Deine Promotion auf dem Schreibtisch wirklich brauchst. Sollte das nicht der Fall sein, räume ihn weg. Lege für Artikel Ordner oder Schuber an oder räume sie in Schubladen. Bücher kommen ins Regal (das Sortieren des Bücherregals ist eine Aufgabe für einen anderen Tag). Wichtige Stifte dürfen auf dem Schreibtisch liegen bleiben, alle anderen gehören in eine Schublade oder eine Kiste. Nachdem Du Deinen Schreibtisch aufgeräumt hast, gewöhne Dir an, nichts mehr was nicht unbedingt auf den Schreibtisch gehört nach Deiner Arbeit liegen zu lassen. Räume immer nach dem arbeiten alles wieder weg bzw. bereitet gleich nach Beendigung Deiner Arbeit den Beginn der nächsten Arbeitsweise vor. Alles andere wird weggeräumt!
Block statt Zettel-Chaos: Ein kleiner Tipp am Rande: Nutze statt vieler Notizzettel, auf die Du schreibst einfach einen großen DIN A4 Block. So geht Dir nichts mehr verloren.
Das Bücherregal aufräumen.
Alle Bücher, die in Deinem Arbeitsraum liegen, gehören ins Bücherregal. Um den Überblick zu behalten, solltest Du hier, falls noch nicht geschehen, ein System einführen. Für die Promotion empfiehlt es sich, die Bücher thematisch zu sortieren bzw. so zu sortieren, dass sie für die jeweiligen Kapitel Deiner Dissertation zusammen sind. Falls Du Bücher aus der Bibliothek hast, finde eine Liste mit den Rückgabefristen an das Regal.Wenn Du Deine Bücher einmal aufgeräumt hast, räume immer alle Bücher wieder zurück. Markiere die Bücher, die Du noch in der Literaturverwaltungsprogramm eingeben musst und setze das auf Deine To-do-Liste.
Das Literaturverwaltungsprogramm aufräumen
Natürlich gibt es auch im Literaturverwaltungsprogramm einiges aufzuräumen. Das fängt bei den Updates an, geht über unvollständige Titeldaten, fehlende Quellen, Dubletten, veraltete Links und nicht mehr benötigte Quellen. Bei Citavi es letztens der Blogbeitrag Frühjahrsputz in Ihrem Literaturverwaltungsprogramm – 10 Pflegetipps für Ihre Literatursammlung erschienen. Du findest Du eigentlich alles wichtige und kannst sofort loslegen..
Ordner und Dateien aufräumen
Wie viele virtuelle Ordner hast Du für Deine Promotion und wo sind die alle zu finden? Hast Du einen oder mehrere Computer, auf denen Deine Dateien gespeichert sind? Nutzt Du eine Cloud? Speicherst Du auf USB Stick oder mobilen Festplatten? Haben Deine Ordner aussagekräftigen Namen und eine feste Struktur oder musst immer suchen? Nimm Dir Zeit alle Ordner aussagekräftig zu benennen und alle Dateien ebenfalls. Reservier Dir dafür extra Zeit, reservierte Dir vor allem Zeit Dir eine Struktur zu überlegen in die Du alles einräumst. Das Prinzip, alles auf einen Stapel zu legen und dann weiter zu verarbeiten funktioniert mit virtuellen Dingen nicht so gut. Von daher macht es Sinn, zunächst alles zu sichten, dann die Struktur zu überlegen und dann alles Weg zu räumen und fortan alles gleich ein zu sortieren. Übrigens kannst Du in dieser Aktion eigentlich gleich auch den Desktop aufräumen, meistens ist der immer ziemlich voll, jedenfalls bei mir.
Termine aufräumen
Die Verpflichtungen aufzuräumen ist vielleicht auch eine gute Möglichkeit, sich Zeit für die Promotion frei zu schaufeln. Normalerweise werden Termine bzw. Verpflichtungen erst aufgeräumt, wenn wirklich großer Stress entstanden ist und nichts mehr geht. Hier ist die Idee, einmal in den Terminkalender zu schauen und zu überlegen, ob es da etwas gibt, was Dir keine Freude macht und wegkann. Manchmal hilft es, eine bewusste Entscheidung zu treffen. Notiere 2-4 Wochen lang, was Du tust und welche Person Du, zu welchen Gelegenheiten triffst. Dann nimm Dir Deine Notizen vor und beginne vorausschauend zukünftige Termine zu planen bzw. abzusagen.
E-Mail-Programm aufräumen
Das E-Mail-Programm wird recht schnell unübersichtlich. Manche Mails, wie Werbung oder Newsletter löscht man oft leicht. Andere Mails bleiben oft jahrelang im E-Mail-Programm. Dann ist es Zeit, diese Mail zu sichten und auszusortieren. Eine gute Möglichkeit ist es, im E-Mail Client Ordner anzulegen, in die die E-Mails, die nicht gelöscht werden sollen einsortiert werden. Es gibt so was wie Zero-Posteingang, was angeblich sehr glücklich machen soll.
Ordnung in der Promotion: Noch ein paar Tipps am Schluss:
Die Reihenfolge ist wichtig
Wie auch beim Schreiben ist auch beim Aufräumen eine Strategie, mit dem zu beginnen was einem selbst nicht so wichtig ist. Indem man schon mal Sachen aufräumt, die einem nicht am Herzen liegen gewöhnt man sich ans Aufräumen und wird nach und nach immer mutiger. Beispielsweise kann man erst mal das E-Mail-Programm aufräumen und mit den unwichtigen Mails beginnen und später dann auch die wichtigen E-Mails aufräumen.
Nicht alles muss weggeschmissen werden
Im Gegensatz zur Kon-Mari-Methode, bei der alles was keine Freude bereitet wird, weggeschmissen werden soll, muss das für die Dinge des Forschens nicht gelten. Alte Dateien können beispielsweise auf einer externen Festplatte gesichert werden oder irgendwo gespeichert werden. Wichtig ist, dass es eine klare Bezeichnung gibt und nur die wesentlichen Dateien, Bücher, Unterlagen in Sichtweite sind.
Einmal alles gründlich aufräumen genügt.
Die Idee des Groß-Aufräumens ist es, einmal einen Grund einzubringen und dann fortan alles an die richtige Stelle zu räumen. Das bedeutet dann, Dinge schneller wiederzufinden und für künftige Gelegenheiten zu wissen, wo etwas hingehört.
Probiere Es Aus!
