Du suchst den ultimativen Zeitplan für Deine Promotion? Diese Pläne für ein gutes Zeitmanagement brauchen Promovierende unbedingt. Nutze dieses Baukastenprinzip!

Zeitmanagement und Zeitplanung in der Promotion

Wer promoviert weiß ziemlich genau, dass Zeitpläne in der Promotion nicht lange funktionieren. Viele Promovierende haben ein schlechtes Gewissen, weil sie nicht schnell genug promovieren, wenn beispielswiese die Promotion länger dauert als gedacht. Und das tut sie immer!

Allerdings wirkt sich das schlechte Gewissen auf die Moral und die Motivation aus und das ist schlecht.

Welche Pläne brauchst Du für Deine Promotion?

In deiner Promotion kannst du mit folgenden Plänen arbeiten:

1. Einen Plan für die gesamte Promotion

2. einen Jahresplan

3. einen Quartalsplanungen

4. einen Monatsplan

5. einen Wochenplan

6. und eine Tagesplan

Der Plan für die gesamte Promotion

Du benötigst einen Überblickspaln für die gesamte Promotion. Den machst Du einmal und passt ihn regelmäßig an. Achte darauf, dass der Plan so ist, dass Du ihn im gesamten Promotionsprozess flexibel bearbeiten kannst.

Es eignet sich dafür beispielsweise eine Timeline, die Du entweder digital oder analog anlegst und weiterführst.

Digital kannst Du den Plan beispielsweise mit einem Miro-Board führen, analog einfach mit einem großen Papier, z. B. Flipchart-Papier und Post-Its.

Der Jahresplan für Deine Promotion

Mit dem Jahreplan verschaffst Du Dir einen Überblick über ein jahr. Du musst diesen Plan nicht unbedingt zu Beginn des Jahres erstellen, sondern kannst jederzeit die nächsten 12 Monate planen.

Formuliere Deine Meilensteine für das Jahr so, dass Du sie erreichen kannst. Du musst keine langen Listen führen sondern vielleicht ein zwei – drei große Ziele die Du in diesem Jahr schaffen möchtest. Das können beispielsweise einzelne Kapitel sein oder größere Bereiche in Deinem Forschungsprozess.

Du kannst Dich natürlich auch an Deinem Gesamtplan orientieren und berücksichtige auf jeden Fall auch die Zeiten die Du für andere Projekte, auch private Projekte, eingeplant hast. Berücksichtige auch zwei Peräsentationen Deines Promotionsprojekt im Kolloquium pro Jahr, sowie Tagungsbesuche und Weiterbildungen, beispielsweise im Bereich der Hochschuldidaktik. .

Auch der Jahresplan muss regelmäßig angepasst werden und sollte so gestaltet sein, dass das flexibel möglich ist.

Die Quartalsplanung für Deine Promotion

Wenn Du Deinen Jahresplan gemacht hast, kannst Du Dich Deiner Quartalsplanungen widmen. Jetzt geht es darum, die großen Ziele des Jahres auf Quartale zu verteilen. Du kannst Ziele für jedes Quartal formulieren, auch hier immer unter der Berücksichtigung, in welchem Quartal Du Urlaub machen möchtest oder andere, auch private, Termine anstehen. Du kannst auch für jedes Quartal eine Besprechung mit Deiner Promotionsbetreuung einplanen. Die Promotionsbetreuung bei der Planung mit zu berücksichtigen ist ziemlich wichtig, damit Du auch sicher sein kannst dass Du jederzeit mit Deiner Forschung im grünen Bereich bist.

Die Quartalsplanung ist schon etwas mehr Feinplanung als der gesamte Plan oder der Jahresplan.

Kostenlos den Schreib-Ziel-Plan anfordern

Der Monatsplan für Deine Promotion

Nach der Quartalsplanung kannst Du die Monatsplanung in Angriff nehmen.

Bei der Monatsplanung kannst Du Dich an der Quartalsplanung orientieren. Hier formulierst Du konkret die Teile der Quartalsplanung. Ich würde Dir empfehlen jetzt nicht gleich zehn größere Projekte in die Quartalsplanung zu schreiben sondern vielleicht drei – und aus diesen drei Projekten machst Du dann ein Monatsprojekt.

Bleibt auch hier flexibel, dass Du auf etwaige Veränderungen und Verzögerungen eingehen kannst. Achte unbedingt darauf, dass Du die Dir zur Verfügung stehende Zeit gut einschätzen kannst. Meist ist es so, dass man denkt dass man mehr Zeit zur Verfügung hätte.

Der Wochenplan für Deine Promotion

Bei Wochenplan wird noch mal viel deutlicher, wie viel Zeit Du wirklich in der jeweiligen Woche zur Verfügung hast. Manchmal ist doch zu Beginn eines Monats noch nicht klar wie sich die einzelnen Wochen gestalten. Deswegen nimm für jede Woche vielleicht ein größeres oder mittelgroßes Projekt – das auf den Monatsplan einzahlt – in Angriff.

Setz Dich einfach montags morgens kurz 10 Minuten hin und geh die Termine der Woche durch und schafft Dir Freiräume für das Schreiben der Dissertation. Versuche dann möglichst anhand der Stunden die Dir zur Verfügung stehen die Aufgaben zu verteilen. Bei der Wochenplan kannst Du schon etwas konkreter werden und auch die Formulierung Deiner To Dos oder Deiner Aufgaben oder Deiner Ziele in dieser Woche können schon sehr konkret sein.

Der Tagesplan für Deine Promotion

Der Tagesplan ist dann wieder ganz ganz konkret. Achte darauf, dass Du zunächst die Pausen des Tages einplanst und dann die Aufgaben und die Ziele des Tages gestaltest.  

Plane dann ganz konkrete Aufgaben und plane auch Puffer ein. Versuche Deine Planung so zu gestalten, dass Du Dich nicht ins Defizit planst und den ganzen Tag der Planung hinterher läufst. Du könntest für den Tag ein größeres Projekt, drei mittlere Projekte und fünf kleine Projekte planen. Versuche dann auch die Zeit einzubeziehen, von der Du denkst, dass Du hoch konzentriert arbeiten kannst. Das hängt davon ab, wie häufig Du gestört wirst oder auch wie gut Du geschlafen hast und wie gut Deine körperliche Verfassung ist an diesem Tag ist.

Tools für Zeitmanagement und Zeitplanung in der Promotion

Ein großes Thema für Promovierende ist das Thema „Zeitplanung“, bzw. Zeitmanagement in der Promotion. Immer wieder geht es auch darum, welche Methode für eine optimale Zeitplanung des Promotions-Arbeitstages genutzt werden kann. Ich habe in vielen Coachings festgestellt, dass es unterschiedliche Vorlieben für bestimmte Tools gibt und dass jeder Promovierende für sich das passende Zeitmanagement-Tool für die Promotion finden sollte.

In der Promotionsphase geht es vor allem darum, dass die Motivation für die Arbeit an der Dissertation erhalten bleibt.

Wenn Deine Motivation stimmt – ist die Zeitplanung der Promotion oft schnell gemacht! Die Zeitplanung ist im Promotionscoaching meist ein Thema, wenn die Motivation fehlt oder andere Themen bearbeitet werden müssten (unten findest Du wertvolle Tipps).

Die Motivation kann während der Arbeit an der Dissertation öfter mal schwinden. Manchmal fehlt Promovierenden einfach der Sinn hinter allem oder das Schreiben ist vorübergehend zäh und langweilig. Manchmal gibt es Schwierigkeiten mit dem Inhalt, in der Kommunikation mit der Promotionsbetreuung oder andere Herausforderungen im Forschungsprozess. Manchmal ist die Ursache auch, dass Promovierende nicht wissen, wie es nach der Promotion weitergeht, oder es gibt Probleme, die mit der Promotion selbst nichts zu tun haben, etwa im privaten Bereich. Dann helfen Dir andere Strategien!

Hier stelle ich ein paar erprobte Tools vor und weiter unten noch ein paar Tipps, wenn Dein „Problem mit dem Zeitmanagement in der Promotion“ gar kein Zeitproblem ist.

Übrigens sind Motivation und Zeitplanung auch Themen des Online-Coaching-Programms „Projekt-Promotion„

Die Eisenhower-Matrix

Bei der Eisenhower-Matrix trennst Du wichtiges von unwichtigem. Du unterscheidest Aufgaben in einer Matrix  in wichtig und dringend, weniger wichtig und trotzdem dringend, wichtig aber nicht so dringend, und nicht wichtig und auch nicht dringend. Du trägst dann Deine Aufgaben in diese Matrix ein und erfährst so, was Du selber machen solltest, was Du delegieren kannst und was überflüssig ist. Zum Beispiel könnten Hobbies oder ehrenamtliche Tätigkeiten während der Promotion, zumindest vorübergehend, zurückgestellt werden.
Vor allem, wenn Du ehrlich zu Dir selber bist, kann Dir die Eisenhower Matrix ein wirklicher Gewinn sein. Zum Beispiel dann, wenn Dir auffällt, dass Du manche Verpflichtungen hast, die Dich Deinem Ziel nicht näher bringen, von denen Du vielleicht gedacht hättest, dass sie trotzdem wichtig sind. Du kannst auch entscheiden, bestimmte Dinge zu delegieren, in der Promotion könnten das zum Beispiel Transkriptionen oder das Lektorat sein.

Das Pareto-Prinzip

Dass 80/20-Prinzip, auch Pareto-Prinzip genannt, geht davon aus, dass Du Deine wichtigsten Aufgaben in 20 % der Zeit tust. Oder anders gesagt: In einem Fünftel der Zeit schaffst Du 80 % Deiner Ergebnisse. Das finde ich ganz nachvollziehbar, vor allem, wenn ich mich während des Arbeitens selber beobachte. Da geht nämlich für unwichtige Dinge ganz schön viel Zeit flöten. Wenn ich allerdings eine Deadline habe, komme ich doch ganz schnell und gut voran. Schlussfolgerung aus dem so genannten Pareto-Prinzip ist also, sich eine Prioritätenliste zu erstellen und diese zügig abzuarbeiten. Die 80% der restlichen Zeit nutzt Du dann für etwas anderes, immerhin sind das von einer 5-Tage-Woche immerhin 4 Tage.

Die Pomodoro-Technik

Die Tomaten-, oder auch Pomodoro-Technik ist eine sog. „Timeboxing-Methode“. Du blockst eine bestimmte Zeit mit einem Endtermin. Bei der Pomodoro-Technik, die in den 1980er Jahren entwickelt wurde, werden immer 25 Minuten zum Arbeiten geblockt, danach sind 5 Minuten Pause, bevor wieder 25 Minuten zum Arbeiten genutzt wurden. Das machst Du dann mehrmals hintereinander.

Überliefert ist, dass Francesco Cirillo, der Erfinder dieser Methode, einen Küchenwecker in Form einer Tomate dazu nutzte. Daher stammt der Name „Pomodoro-Technik“.

Viele Promovierende kommen ganz gut mit dieser Methode voran. Bei anderen hat sie gar nicht funktioniert, weil sie durch diesen Wecker immer unter Druck gerieten und mehr damit beschäftigt waren, sich die verbleibende Arbeitet auszurechnen und auch eine Pause weiteren Stress verursachte.

ABC-Analyse und Alpen-Methode

Es gibt noch weitere Zeitmanagement-Tools, die Promovierende nutzen können. Dazu gehören die ABC-Analyse oder beispielsweise die Alpen-Methode.
Bei der ABC-Analyse werden die Aufgaben in A-Aufgaben (wichtig), in B-Aufgaben (wichtig, können andere machen) und C- Aufgaben (weniger wichtig) eingeteilt. Dann werden diese Aufgaben nach einem bestimmten Prozentschlüssel auf die verfügbare Zeit verteilt.
Die Alpen-Methode dient dem Projektmanagement. A= Aufgaben auflisten, L= Längen abschätzen, P=Pufferzeiten einplanen, E= Entscheidungen treffen, N= Nachkontrollen.

Zeitmanagement in der Promotion – Worauf Du achten solltest:

Zusammenfassend kann man wohl feststellen, dass alle Zeitmanagement Tools eine gründliche Auseinandersetzung mit dem Thema „Ich habe ein Zeitproblem“ voraussetzen. Insgesamt solltest Du Dir über die Zeitplanung der Promotion Gedanken machen. Bevor Du darüber nachdenkst, welches Tool Du Dir näher anschauen möchtest, solltest Du Dein „Zeitproblem“ in der Promotionsphase überprüfen, nicht, dass das Problem gar nicht an der Zeitplanung liegt. Es könnte ja auch ein inhaltliches oder ein forschungspraktisches Problem, ein Konflikt, oder ein Motivationsproblem, z.B. wegen fehlender Karriereaussichten sein.

• Probiere unterschiedliche Zeitmanagement-Methoden aus. Teste so lange, bis Du eine für Dich passende Methode gefunden hast.

• Kombiniere ggf. unterschiedliche Methoden oder wechsel die Methode, sobald sich andere Voraussetzungen ergeben. Halte nur so lange an einer Methode fest, so lange sie funktioniert.

• Definiere kurzfristige, mittelfristige und langfristige Promotionsziele. Erstelle daraus einen groben Zeitplan. Überprüfe Deine Ziele regelmäßig.

• Halte regelmäßig inne (Montagmorgens? Freitagsnachmittags?) um kurz zu reflektieren, was zu tun ist, wie weit Du gekommen bist und was der nächste wichtige Schritt ist. Hier empfehle ich Dir gerne den Zeit-ist-Trumpf-Wochenplan.

• Bestimme immer den nächsten „Wichtigen Schritt“. Was ist wichtig und was bringt Dich Deinem Ziel, der fertigen Doktorarbeit, näher.

• Reserviere Dir jeden Tag Promotionszeit. Versuche dabei, möglichst oft die Zeiten zu nutzen, in denen Du erfahrungsgemäß produktiv bist. Versuche auch an Tagen, an denen Du keine Zeit hast, eine Stunde für Deine Promotion frei zu schaufeln.

• Hast Du die Inhalte in Deiner Dissertation klar? Oder brauchst Du eine inhaltliche Planung oder eine Beratung zum Inhalt? Hier hilft Dir übrigens der Schreib-Zeit-Plan

Es gibt nicht nur eine Methode zum Zeitmanagement für die Promotion! Die Kombination unterschiedlicher Zeitmanagement-Tools im Laufe der Promotionszeit kann hilfreich sein. Prüfe, ob Dir ein Gespräch mit der Promotionsbetreuung besser hilft als ein neuer Zeitplan.

Hier im Blog findest Du weitere Beiträge zu dem Thema Coaching/Promotionscoaching, Zeitmanagement und Selbstmanagement in der Promotion, sowie Literatur rund um die Promotion.