Zeitmanagement_Zeitplanung_Promotion

Du suchst den ultimativen Zeitplan für Deine Promotion? Diese Pläne für ein gutes Zeitmanagement benötigen Promovierende unbedingt. Nutze dieses Baukastenprinzip!

Obwohl Du lange am Schreibtisch gesessen hast, hast Du doch nicht das geschafft, was Du wolltest. Und wenn das häufiger passiert, summiert sich das und dann stellst Du fest, dass Du am Ende viel weniger geschafft hast, als Du wolltest. Das macht Dich unzufrieden und wirkt sich immer mehr auf die Motivation aus – bis sie schließlich kaum noch da ist.

Zeitmanagement und Zeitplanung in der Promotion

Wer promoviert, weiß ziemlich genau, dass Zeitpläne in der Promotion nicht lange funktionieren. Viele Promovierende haben ein schlechtes Gewissen, weil sie nicht schnell genug promovieren, wenn etwa die Promotion länger dauert als gedacht. Und das tut sie immer!

Allerdings wirkt sich das schlechte Gewissen auf die Moral und die Motivation aus und das ist schlecht.

Hier findest Du einen Blogbeitrag zu den psychischen Belastungen während der Promotion.

Welche Pläne benötigst Du für Deine Promotion?

In Deiner Promotion kannst Du mit folgenden Plänen arbeiten:

1. Einen Plan für die gesamte Promotion

2. einen Jahresplan

3. einer Quartalsplanung

4. einen Monatsplan

5. einen Wochenplan

6. und einem Tagesplan

Blogbeitrag: Warum eine Promotion Zeit braucht

 

Der Plan für die gesamte Promotion

Du brauchst einen Plan für die gesamte Promotion. Diesen erstellst Du einmal und passt ihn regelmäßig an. Achte darauf, dass der Plan so gestaltet ist, dass Du ihn während des gesamten Promotionsprozesses flexibel bearbeiten kannst.

Dafür eignet sich zum Beispiel ein Zeitplan, den Du entweder digital oder analog erstellst und aktualisierst. Digital kannst Du den Plan zum Beispiel mit einem Miro-Board führen, analog einfach mit einem großen Blatt Papier, etwa Flipchart-Papier und Post-its.

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Der Jahresplan für Deine Promotion

Mit dem Jahresplan verschaffst Du Dir einen Überblick über ein Jahr. Du musst diesen Plan nicht unbedingt am Anfang des Jahres erstellen, sondern kannst jederzeit die nächsten 12 Monate planen.

Formuliere Deine Meilensteine für das Jahr so, dass Du sie auch erreichen kannst. Du brauchst keine langen Listen zu erstellen, sondern vielleicht zwei oder drei große Ziele, die Du in diesem Jahr erreichen möchtest. Das können zum Beispiel einzelne Kapitel oder größere Bereiche in Deinem Forschungsprozess sein.

Du kannst Dich natürlich auch an Deinem Gesamtplan orientieren und berücksichtige auf jeden Fall die Zeit, die Du für andere, auch private Projekte eingeplant hast. Plane auch zwei Präsentationen Deines Dissertationsprojektes im Kolloquium pro Jahr ein, sowie Tagungsbesuche und Weiterbildungen, z. B. im Bereich der Hochschuldidaktik.

Der Jahresplan muss regelmäßig angepasst werden und sollte so gestaltet sein, dass dies flexibel möglich ist.

Die Quartalsplanung für Deine Promotion

Wenn Du Deinen Jahresplan erstellt hast, kannst Du Dich Deiner Quartalsplanung widmen. Jetzt geht es darum, die großen Ziele des Jahres auf die Quartale zu verteilen. Du kannst für jedes Quartal Ziele formulieren und dabei immer berücksichtigen, in welchem Quartal Du Urlaub oder andere, auch private, Termine hast. Du kannst auch für jedes Quartal ein Gespräch mit Deiner Promotionsbetreuung einplanen. Es ist notwendig, dass Du Deinen Betreuer in die Planung einbeziehst, damit Du sicher sein kannst, dass Du mit Deiner Forschung immer im grünen Bereich bist.

Die Quartalsplanung ist schon etwas detaillierter als der Gesamtplan oder der Jahresplan und sollte in jedem Quartal neu erstellt werden.

Der Monatsplan für Deine Promotion

Nach der Quartalsplanung kannst Du mit der Monatsplanung beginnen.

Bei der Monatsplanung kannst Du Dich an der Quartalsplanung orientieren. Hier formulierst Du die Teile der Quartalsplanung konkret aus. Ich würde Dir empfehlen, jetzt nicht gleich zehn große Projekte in die Quartalsplanung zu schreiben, sondern vielleicht drei – und aus diesen drei Projekten machst Du dann ein Monatsprojekt.

Bleibe auch hier flexibel, damit Du auf eventuelle Änderungen und Verzögerungen reagieren kannst. Achte unbedingt darauf, dass Du die Dir zur Verfügung stehende Zeit gut einschätzen kannst. Meistens denkt man, man hätte mehr Zeit zur Verfügung.

Der Wochenplan für Deine Doktorarbeit

Mit dem Wochenplan wird noch einmal viel deutlicher, wie viel Zeit Dir in der jeweiligen Woche wirklich zur Verfügung steht. Manchmal weiß man am Anfang des Monats noch nicht genau, wie die einzelnen Wochen aussehen werden. Nimm Dir deshalb für jede Woche vielleicht ein größeres oder mittleres Projekt vor, das in den Monatsplan passt.

Setz Dich einfach am Montagmorgen 10 Minuten hin und gehe die Termine der Woche durch und schaffe Dir Freiräume für das Schreiben der Abschlussarbeit. Versuche dann, die Aufgaben möglichst nach den Dir zur Verfügung stehenden Stunden einzuteilen. Bei der Wochenplanung kannst Du schon etwas konkreter werden und auch die Formulierung Deiner To Dos oder Deiner Aufgaben oder Deiner Ziele für diese Woche kann bereits sehr konkret sein.

Der Tagesplan für Deine Promotion

Der Tagesplan ist wiederum sehr konkret. Achte darauf, dass Du zuerst die Pausen des Tages einplanst und dann die Aufgaben und Ziele des Tages festlegst.

Plane dann ganz konkrete Aufgaben und plane auch Puffer ein. Versuche Deine Planung so zu gestalten, dass Du nicht ins Defizit planst und den ganzen Tag der Planung hinterherläufst. Du könntest für den Tag ein großes Projekt, drei mittlere Projekte und fünf kleine Projekte planen. Versuche dann, die Zeit einzuplanen, in der Du glaubst, konzentriert arbeiten zu können. Das hängt davon ab, wie oft Du gestört wirst, wie gut Du geschlafen hast und wie gut Deine körperliche Verfassung an diesem Tag ist.

Tools für Zeitmanagement und Zeitplanung in der Promotion

Ein großes Thema für Promovierende ist das Thema „Zeitplanung”, bzw. Zeitmanagement in der Promotion. Immer wieder geht es auch darum, welche Methode für eine optimale Zeitplanung des Promotions-Arbeitstages genutzt werden kann. Ich habe in vielen Coachings festgestellt, dass es unterschiedliche Vorlieben für bestimmte Tools gibt und dass jeder Promovierende für sich das passende Zeitmanagement-Tool für die Promotion finden sollte.

In der Promotionsphase geht es vor allem darum, dass die Motivation für die Arbeit an der Dissertation erhalten bleibt.

Wenn Deine Motivation stimmt – ist die Zeitplanung der Promotion oft schnell gemacht! Die Zeitplanung ist im Promotionscoaching meist ein Thema, wenn die Motivation fehlt oder andere Themen bearbeitet werden müssten (unten findest Du wertvolle Tipps).

Die Motivation kann während der Arbeit an der Dissertation öfter mal schwinden. Manchmal fehlt Promovierenden einfach der Sinn hinter allem oder das Schreiben ist vorübergehend zäh und langweilig. Manchmal gibt es Schwierigkeiten mit dem Inhalt, in der Kommunikation mit der Promotionsbetreuung oder andere Herausforderungen im Forschungsprozess. Manchmal ist die Ursache auch, dass Promovierende nicht wissen, wie es nach der Promotion weitergeht, oder es gibt Probleme, die mit der Promotion selbst nichts zu tun haben, etwa im privaten Bereich. Dann helfen Dir andere Strategien!

Hier stelle ich ein paar erprobte Tools vor und weiter unten noch ein paar Tipps, wenn Dein „Problem mit dem Zeitmanagement in der Promotion“ gar kein Zeitproblem ist.

Übrigens sind Motivation und Zeitplanung auch Themen des Online-Coaching-Programms “Projekt-Promotion

Die Eisenhower-Matrix

Bei der Eisenhower-Matrix trennst Du wichtiges von unwichtigem. Du unterscheidest Aufgaben in einer Matrix in Wichtig und Dringend, weniger wichtig und trotzdem dringend, wichtig, aber nicht so dringend, und nicht wichtig und auch nicht dringend. Du trägst dann Deine Aufgaben in diese Matrix ein und erfährst so, was Du selbst machen solltest, was Du delegieren kannst und was überflüssig ist. Zum Beispiel könnten Hobbies oder ehrenamtliche Tätigkeiten während der Promotion, zumindest vorübergehend, zurückgestellt werden.
Vor allem, wenn Du ehrlich zu Dir selbst bist, kann Dir die Eisenhower Matrix ein wirklicher Gewinn sein. Zum Beispiel dann, wenn Dir auffällt, dass Du manche Verpflichtungen hast, die Dich Deinem Ziel nicht näher bringen, von denen Du vielleicht gedacht hättest, dass sie trotzdem wichtig sind. Du kannst auch entscheiden, bestimmte Dinge zu delegieren, in der Promotion könnten das zum Beispiel Transkriptionen oder das Lektorat sein.

Das Pareto-Prinzip

Das 80/20-Prinzip, auch Pareto-Prinzip genannt, geht davon aus, dass Du Deine wichtigsten Aufgaben in 20 % der Zeit tust. Oder anders gesagt: In einem Fünftel der Zeit schaffst Du 80 % Deiner Ergebnisse. Das finde ich ganz nachvollziehbar, vor allem, wenn ich mich während des Arbeitens selbst beobachte. Da geht nämlich für unwichtige Dinge ganz schön viel Zeit flöten. Wenn ich allerdings eine Frist habe, komme ich doch zügig und gut voran. Schlussfolgerung aus dem sogenannten Pareto-Prinzip ist also, sich eine Prioritätenliste zu erstellen und diese zügig abzuarbeiten. Die 80 % der restlichen Zeit nutzt Du dann für etwas anderes, immerhin sind das von einer 5-Tage-Woche immerhin 4 Tage.

Die Pomodoro-Technik

Die Tomaten- oder auch Pomodoro-Technik ist eine sog. „Timeboxing-Methode“. Du blockst eine bestimmte Zeit mit einem Endtermin. Bei der Pomodoro-Technik, die in den 1980er Jahren entwickelt wurde, werden immer 25 Minuten zum Arbeiten geblockt, danach sind 5 Minuten Pause, bevor wieder 25 Minuten zum Arbeiten genutzt wurden. Das machst Du dann mehrmals hintereinander.

Überliefert ist, dass Francesco Cirillo, der Erfinder dieser Methode, einen Küchenwecker in Form einer Tomate dazu nutzte. Daher stammt der Name „Pomodoro-Technik“.

Viele Promovierende kommen ausgezeichnet mit dieser Methode voran. Bei anderen hat sie gar nicht funktioniert, weil sie durch diesen Wecker immer unter Druck gerieten und mehr damit beschäftigt waren, sich die verbleibende Arbeitet auszurechnen und auch eine Pause weiteren Stress verursachte.

ABC-Analyse und Alpen-Methode

Es gibt noch weitere Zeitmanagement-Tools, die Promovierende nutzen können. Dazu gehören die ABC-Analyse oder beispielsweise die Alpen-Methode.
Bei der ABC-Analyse werden die Aufgaben in A-Aufgaben (wichtig), in B-Aufgaben (wichtig, können andere machen) und C-Aufgaben (weniger wichtig) eingeteilt. Dann werden diese Aufgaben nach einem bestimmten Prozentschlüssel auf die verfügbare Zeit verteilt.
Die Alpen-Methode dient dem Projektmanagement. A= Aufgaben auflisten, L= Längen abschätzen, P=Pufferzeiten einplanen, E= Entscheidungen treffen, N= Nachkontrollen.

Zeitmanagement in der Promotion – Worauf Du achten solltest:

Zusammenfassend kann man wohl feststellen, dass alle Zeitmanagement Tools eine gründliche Auseinandersetzung mit dem Thema „Ich habe ein Zeitproblem“ voraussetzen. Insgesamt solltest Du Dir über die Zeitplanung der Promotion Gedanken machen. Bevor Du darüber nachdenkst, welches Tool Du Dir näher anschauen möchtest, solltest Du Dein “Zeitproblem” in der Promotionsphase überprüfen, nicht, dass das Problem gar nicht an der Zeitplanung liegt. Es könnte ja auch ein inhaltliches oder ein praktisches  Problem in der Forschung, ein Konflikt, oder ein Motivationsproblem, z. B. wegen fehlender Karriereaussichten sein.

  • Probiere unterschiedliche Zeitmanagement-Methoden aus. Teste so lange, bis Du eine für Dich passende Methode gefunden hast.
  • Kombiniere ggf. unterschiedliche Methoden oder wechsel die Methode, sobald sich andere Voraussetzungen ergeben. Halte nur so lange an einer Methode fest, solange sie funktioniert.
  • Definiere kurzfristige, mittelfristige und langfristige Promotionsziele. Erstelle daraus einen groben Zeitplan. Überprüfe Deine Ziele regelmäßig.
  • Halte regelmäßig inne (Montags? Freitags?), um kurz zu reflektieren, was zu tun ist, wie weit Du gekommen bist und was der nächste wichtige Schritt ist. 
  • Bestimme immer den nächsten „Wichtigen Schritt“. Was ist wichtig und was bringt Dich Deinem Ziel, der fertigen Doktorarbeit, näher.
  • Time-Blocking: Reserviere Dir jeden Tag Promotionszeit. Versuche dabei, möglichst oft die Zeiten zu nutzen, in denen Du erfahrungsgemäß produktiv bist. Versuche auch an Tagen, an denen Du keine Zeit hast, eine Stunde für Deine Promotion freizuschaufeln.

Es gibt nicht nur eine Methode zum Zeitmanagement für die Promotion! Die Kombination unterschiedlicher Zeitmanagement-Tools im Laufe der Promotionszeit kann hilfreich sein. Prüfe, ob Dir ein Gespräch mit der Promotionsbetreuung besser hilft als ein neuer Zeitplan.

Hier im Blog findest Du weitere Beiträge zu dem Thema Coaching/Promotionscoaching, Zeitmanagement und Selbstmanagement in der Promotion, sowie Literatur rund um die Promotion.

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https://coachingzonen-wissenschaft.de/schreib-ziel-plan-fuer-die-dissertation