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Zeitmanagement in der Promotion
Zeitmanagement in der Promotion

Zeitmanagement in der Promotion

Zeitmanagement in der Promotion – Zeitplanung im Promotionsprozess: Finde Dein Tool

Ein großes Thema für Promovierende ist das Thema „Zeitplanung“, bzw. Zeitmanagement in der Promotion. Immer wieder geht es auch darum, welche Methode für eine optimale Zeitplanung des Promotions-Arbeitstages genutzt werden kann. Ich habe in vielen Coachings festgestellt, dass es unterschiedliche Vorlieben für bestimmte Tools gibt und dass jeder Promovierende für sich das passende Zeitmanagement-Tool für die Promotion finden sollte.

In der Promotionsphase geht es vor allem darum, dass die Motivation für die Arbeit an der Dissertation erhalten bleibt.

Wenn Deine Motivation stimmt – ist die Zeitplanung der Promotion oft schnell gemacht! Die Zeitplanung ist im Promotionscoaching meist ein Thema, wenn die Motivation fehlt oder andere Themen bearbeitet werden müssten (unten findest Du wertvolle Tipps).

Die Motivation kann während der Arbeit an der Dissertation öfter mal schwinden. Manchmal fehlt Promovierenden einfach der Sinn hinter allem oder das Schreiben ist vorübergehend zäh und langweilig. Manchmal gibt es Schwierigkeiten mit dem Inhalt, in der Kommunikation mit der Promotionsbetreuung oder andere Herausforderungen im Forschungsprozess. Manchmal ist die Ursache auch, dass Promovierende nicht wissen, wie es nach der Promotion weitergeht, oder es gibt Probleme, die mit der Promotion selbst nichts zu tun haben, etwa im privaten Bereich. Dann helfen Dir andere Strategien!

Hier stelle ich ein paar erprobte Tools vor und weiter unten noch ein paar Tipps, wenn Dein „Problem mit dem Zeitmanagement in der Promotion“ gar kein Zeitproblem ist.

Übrigens sind Motivation und Zeitplanung auch Themen des Online-Coaching-Programms „Projekt-Promotion

online-kurs-projekt-promotionDie Eisenhower-Matrix

Bei der Eisenhower-Matrix trennst Du wichtiges von unwichtigem. Du unterscheidest Aufgaben in einer Matrix  in wichtig und dringend, weniger wichtig und trotzdem dringend, wichtig aber nicht so dringend, und nicht wichtig und auch nicht dringend. Du trägst dann Deine Aufgaben in diese Matrix ein und erfährst so, was Du selber machen solltest, was Du delegieren kannst und was überflüssig ist. Zum Beispiel könnten Hobbies oder ehrenamtliche Tätigkeiten während der Promotion, zumindest vorübergehend, zurückgestellt werden.
Vor allem, wenn Du ehrlich zu Dir selber bist, kann Dir die Eisenhower Matrix ein wirklicher Gewinn sein. Zum Beispiel dann, wenn Dir auffällt, dass Du manche Verpflichtungen hast, die Dich Deinem Ziel nicht näher bringen, von denen Du vielleicht gedacht hättest, dass sie trotzdem wichtig sind. Du kannst auch entscheiden, bestimmte Dinge zu delegieren, in der Promotion könnten das zum Beispiel Transkriptionen oder das Lektorat sein.

Das Pareto-Prinzip

Dass 80/20-Prinzip, auch Pareto-Prinzip genannt, geht davon aus, dass Du Deine wichtigsten Aufgaben in 20 % der Zeit tust. Oder anders gesagt: In einem Fünftel der Zeit schaffst Du 80 % Deiner Ergebnisse. Das finde ich ganz nachvollziehbar, vor allem, wenn ich mich während des Arbeitens selber beobachte. Da geht nämlich für unwichtige Dinge ganz schön viel Zeit flöten. Wenn ich allerdings eine Deadline habe, komme ich doch ganz schnell und gut voran. Schlussfolgerung aus dem so genannten Pareto-Prinzip ist also, sich eine Prioritätenliste zu erstellen und diese zügig abzuarbeiten. Die 80% der restlichen Zeit nutzt Du dann für etwas anderes, immerhin sind das von einer 5-Tage-Woche immerhin 4 Tage.

Die Pomodoro-Technik

Die Tomaten-, oder auch Pomodoro-Technik ist eine sog. „Timeboxing-Methode“. Du blockst eine bestimmte Zeit mit einem Endtermin. Bei der Pomodoro-Technik, die in den 1980er Jahren entwickelt wurde, werden immer 25 Minuten zum Arbeiten geblockt, danach sind 5 Minuten Pause, bevor wieder 25 Minuten zum Arbeiten genutzt wurden. Das machst Du dann mehrmals hintereinander.

Überliefert ist, dass Francesco Cirillo, der Erfinder dieser Methode, einen Küchenwecker in Form einer Tomate dazu nutzte. Daher stammt der Name „Pomodoro-Technik“.

Viele Promovierende kommen ganz gut mit dieser Methode voran. Bei anderen hat sie gar nicht funktioniert, weil sie durch diesen Wecker immer unter Druck gerieten und mehr damit beschäftigt waren, sich die verbleibende Arbeitet auszurechnen und auch eine Pause weiteren Stress verursachte.

ABC-Analyse und Alpen-Methode

Es gibt noch weitere Zeitmanagement-Tools, die Promovierende nutzen können. Dazu gehören die ABC-Analyse oder beispielsweise die Alpen-Methode.
Bei der ABC-Analyse werden die Aufgaben in A-Aufgaben (wichtig), in B-Aufgaben (wichtig, können andere machen) und C- Aufgaben (weniger wichtig) eingeteilt. Dann werden diese Aufgaben nach einem bestimmten Prozentschlüssel auf die verfügbare Zeit verteilt.
Die Alpen-Methode dient dem Projektmanagement. A= Aufgaben auflisten, L= Längen abschätzen, P=Pufferzeiten einplanen, E= Entscheidungen treffen, N= Nachkontrollen.

Zeitmanagement in der Promotion – Worauf Du achten solltest:

Zusammenfassend kann man wohl feststellen, dass alle Zeitmanagement Tools eine gründliche Auseinandersetzung mit dem Thema „Ich habe ein Zeitproblem“ voraussetzen. Insgesamt solltest Du Dir über die Zeitplanung der Promotion Gedanken machen. Bevor Du darüber nachdenkst, welches Tool Du Dir näher anschauen möchtest, solltest Du Dein „Zeitproblem“ in der Promotionsphase überprüfen, nicht, dass das Problem gar nicht an der Zeitplanung liegt. Es könnte ja auch ein inhaltliches oder ein forschungspraktisches Problem, ein Konflikt, oder ein Motivationsproblem, z.B. wegen fehlender Karriereaussichten sein.

  • Probiere unterschiedliche Zeitmanagement-Methoden aus. Teste so lange, bis Du eine für Dich passende Methode gefunden hast.
  • Kombiniere ggf. unterschiedliche Methoden oder wechsel die Methode, sobald sich andere Voraussetzungen ergeben. Halte nur so lange an einer Methode fest, so lange sie funktioniert.
  • Definiere kurzfristige, mittelfristige und langfristige Promotionsziele. Erstelle daraus einen groben Zeitplan. Überprüfe Deine Ziele regelmäßig.
  • Halte regelmäßig inne (Montagmorgens? Freitagsnachmittags?) um kurz zu reflektieren, was zu tun ist, wie weit Du gekommen bist und was der nächste wichtige Schritt ist. Hier empfehle ich Dir gerne den Zeit-ist-Trumpf-Wochenplan.
  • Bestimme immer den nächsten „Wichtigen Schritt“. Was ist wichtig und was bringt Dich Deinem Ziel, der fertigen Doktorarbeit, näher.
  • Reserviere Dir jeden Tag Promotionszeit. Versuche dabei, möglichst oft die Zeiten zu nutzen, in denen Du erfahrungsgemäß produktiv bist. Versuche auch an Tagen, an denen Du keine Zeit hast, eine Stunde für Deine Promotion frei zu schaufeln.

Es gibt nicht nur eine Methode zum Zeitmanagement für die Promotion! Die Kombination unterschiedlicher Zeitmanagement-Tools im Laufe der Promotionszeit kann hilfreich sein. Prüfe, ob Dir ein Gespräch mit der Promotionsbetreuung besser hilft als ein neuer Zeitplan.

Hier im Blog findest Du weitere Beiträge zu dem Thema Coaching/Promotionscoaching, Zeitmanagement und Selbstmanagement in der Promotion, sowie Literatur rund um die Promotion.

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