Es passiert leider ab und zu: Die Kommunikation mit der Promotionsbetreuung ist gestört. Was du in diesem Fall tun kannst? Das beantworte ich Dir in diesem Blogbeitrag. Nachzuhören gibt es die Tipps übrigens auch in der Podcast-Folge 168.

Störungen in der Kommunikation als „Bremse“ bei der Dissertation

Während meinen Promotionscoachings und -beratungen höre ich immer wieder von Promovierenden, dass sich Promotionsbetreuende einfach nicht mehr bei ihnen melden. Leider betrifft dieses Problem aber oft nicht nur die betreuende Person, auch andere Menschen, die man um Unterstützung bittet (z.B. Interviewpartner*innen), lassen manchmal nicht mehr von sich hören. Das alles bremst das Vorankommen natürlich aus und die Forschung kann ins Stocken geraten.

Hilfe! Wie gehe ich mit Kommunikationsproblemen mit meiner Promotionsbetreuung richtig um?

Ich möchte Dir hier ein paar Ideen vorstellen, wie Du auf Störungen in der Kommunikation mit Deiner Promotionsbetreuung oder anderen relevanten Personen reagieren kannst und wie man Kommunikation gestaltet, damit sie auf Resonanz stößt.

Vorerst ist es mir allerdings wichtig zu erwähnen, dass es in solchen Fällen nicht immer eine Lösung gibt – auch wenn Du alles richtig machst. Das bedeutet, dass es nicht unbedingt an Dir liegt, wenn die Kommunikation nicht gut gelingt.

Jetzt aber erstmal ein paar Tipps!

Kommunikationsprozesse gestalten

Wenn die Kommunikation mit der Promotionsbetreuung gestört ist, gestaltet sich mit hoher Wahrscheinlichkeit der ganze Promotionsprozess schwieriger, was auch die Motivation betreffend nicht unbedingt förderlich ist.

Wir wollen also Kommunikationsprozesse gestalten, um unseren Promotionsprozess am Laufen zu halten. Hier sollte man sich zuerst einmal die Frage stellen, wie üblicherweise mit der betreuenden Person kommuniziert wird: E-Mail, Telefon oder direkter Kontakt? Zumeist werden die üblichen Kommunikationswege eingehalten. Sehen wir uns diese mal etwas genauer an.

Kommunikation per E-Mail

Diese Kommunikationsvariante ist sehr häufig, aber ich muss Dir sagen: Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Kontakt per E-Mail am allerwenigsten funktioniert. Warum das so ist? Dafür gibt es verschiedene Gründe.

Oft hat es mit dem Zeitpunkt zu tun, an dem die E-Mails versendet werden. Wenn Du z.B. am Freitagnachmittag eine E-Mail schickst kann es leicht sein, dass diese bis Montagmorgen oder sogar Dienstag einfach im Nirwana aller ungelesenen E-Mails „verschwindet“. Es könnte aber auch das Gegenteil der Fall sein: Manche Promotionsbetreuende haben am Wochenende eher Zeit und Ruhe, um diese Anliegen zu bearbeiten. Und was heißt das jetzt?

Ganz einfach, es kommt voll und ganz auf Deinen Kommunikationspartner an. Mein Tipp ist also: Frage deine Promotionsbetreuung am besten am Anfang, wann Deine E-Mails am ehesten auf Resonanz stoßen. So hast du das Timing schon mal unter Kontrolle.

Der nächste wichtige Punkt betrifft den Betreff. Was steht im Betrefffeld? Und ist erkennbar, was du möchtest, bzw. wie dringend es ist? So ein „Call to Action“ kann schon richtig hilfreich sein, um zeitnah eine Antwort zu bekommen.

Jetzt kommen wir zum Aufbau: Ist die Mail zu lange, zu wenig gegliedert oder insgesamt chaotisch? All das könnte ein Anlass für die Promotionsbetreuung sein, Deine E-Mail auf „das erledige ich später“ zu priorisieren. Auch hier ist die Gefahr relativ groß, dass Dein Anliegen dann untergeht. Überlege auch, ob Deine E-Mail und die Frage konkret genug sind.

Meiner Erfahrung nach ist es schwierig, E-Mails zu Semesterbeginn oder -ende zu senden. Zu diesen Zeiten finden möglicherweise viele Sitzungen statt und es gibt einiges zu organisieren. Zu diesen „Stoßzeiten“ haben Promotionsbetreuende oft weniger Kapazitäten – das ist die Praxis.

Sagen wir mal, dass Du alles eingehalten und richtig gemacht hast. Der Betreff ist klar, die E-Mail ist gut gegliedert sowie strukturiert geschrieben und Dein Anliegen wird deutlich. Du bekommst aber trotzdem keine Antwort. Was nun? Ich würde sagen, es ist wohl Zeit eine weitere E-Mail zu schreiben, in der Du erwähnst, dass Du bereits vorab eine E-Mail geschickt hast und dein Anliegen jetzt noch dringlicher wird. Versuche deutlich zu machen, was genau Du brauchst – und, dass du es benötigst, um in der Dissertation weiterzukommen.

Blogbeitrag: Worauf sollte ich achten, bevor ich eine Promotionsbetreuung vereinbare?
Blogbeitrag: Wechsel der Promotionsbetreuung
Blogbeitrag: Feedback in der Promotion: Ein unverzichtbares Werkzeug für Deine Dissertation

Persönliches Treffen mit der Promotionsbetreuung

Generell wäre es gut, bei einem Treffen mit der Promotionsbetreuung bereits einen nächsten Termin auszumachen oder eine ganz konkrete Absprache über die weitere Unterstützung zu treffen. Ich würde sagen, dass gute Promotionsbetreuende das auch genauso machen. Denk aber daran: Du bist genauso für Deine Promotionsbetreuung verantwortlich und solltest ebenfalls dafür sorgen, dass das nächste Treffen terminiert und die nächste Arbeitsphase abgesprochen wird.

Hier eine Idee: Überlege dir, ob Du ein Protokoll von Betreuungsgesprächen erstellst. Vielleicht erleichtert dieses das weitere Vorgehen und macht die Promotionsbetreuung verbindlicher. Missverständnisse lassen sich so leichter vermeiden und der Betreuungsprozess wird für beide Seiten gut abgebildet. Und dort könnten auch die nächsten Termine notiert werden.

Probleme bei der Promotionsbetreuung durch gestörte Kommunikation

Okay, nehmen wir an, Du hast wirklich alles vorbildlich gemacht und es kommt dennoch keine Kommunikation zustande.

Meiner Erfahrung nach, hilft es in solchen Fällen eventuell im Sekretariat nachzufragen und herauszufinden, wann die Promotionsbetreuung erreichbar ist. Oder man erscheint persönlich bei der Promotionsbetreuung.

Ich weiß aus meinen Promotionscoachings, dass es wirklich hartnäckige Fälle gibt, in denen die Kommunikation zur Promotionsbetreuung überhaupt nicht funktioniert. Die meisten Promovierenden, die ich kenne, versuchen es entweder einfach „auszuhalten“ und riskieren, eine wirklich schlechte Promotionszeit zu haben, oder wechseln die Promotionsbetreuung.
Die Gründe es „durchzustehen“ sind vielfältig, oft liegt es daran, dass die Promotionsbetreuung eine Koryphäe auf dem Gebiet ist, dass die Promotionsbetreuung Vorgesetzte*r ist oder dass die Promotion schon so weit fortgeschritten ist, dass ein Wechsel sich nicht lohnt.

Und dann gibt es ja meistens noch Leute, die man diesbezüglich ansprechen kann. Der Promotionsausschuss ist z.B. ein Ansprechpartner für solche Themen. Ich muss aber dazusagen, dass es meistens keine rechtliche Handhabe gibt, Promotionsbetreuende zur Promotionsbetreuung zu zwingen. Dies ist im Übrigen ein weites Feld, in dem, meiner Meinung nach, zu wenig getan wird.

Denk daran: Auch wenn man sich gut mit der Promotionsbetreuung versteht, besteht ein asymmetrisches Beziehungsverhältnis, denn es gibt immer eine Person, welche die andere am Ende bewertet. Doch es passiert häufig, dass Beziehungs- und Sachebene vermischt werden, was natürlich auch ein Vorteil für die promovierende Person sein kann.

Am Schluss möchte ich noch betonen, dass Du Deine Promotionsbetreuung mitgestalten musst, besonders deshalb, weil sie eine wichtige fachliche Ressource im Promotionsprozess ist.

Für Deine Promotion ist es außerordentlich wichtig, dass Du regelmäßige Rückmeldungen erhältst. Allerdings müssen diese nicht nur von der Promotionsbetreuung oder Erstgutachtenden kommen, auch andere Quellen können hier relevant sein (z.B. Expert*innen, andere Forschende, Promotionsbetreuende, Promovierende oder wissenschaftliche Mitarbeiter*innen).

Solltest Du in diesem oder einem ähnlichen Fall Unterstützung brauchen, dann komme gerne in unser Mitgliedprogramm „Fokus-Promotion“.

In unseren monatlichen Live-Meetings gibt es die Möglichkeit, eigene Themen einzubringen und diese im kollegialen Rahmen und mit meiner Unterstützung zu besprechen. Klingt gut, oder?