Aufgabenliste für die Promotion: Den Überblick behalten!

To-Do Listen eigen sich gut, den Überblick über viele Aufgaben zu behalten. Besonders dann, wenn in der Promotionsphase besonders viel zu managen ist. Verschiedene Aufgaben, wie forschen, schreiben, recherchieren, aber auch private Tätigkeiten der Lebensgestaltung und die Erwerbsarbeit müssen vereinbart werden.
Lies, wie du die Aufgabenliste als To-Do-Liste verwendest und lade Sie Dir unter dem Beitrag herunter!

Maike Groen hat ein Excel-Sheet entwickelt, dass im Folgenden als „Aufgabenliste für die Promotion“ vorgestellt wird. Dazu habe ich eine ausführliche Anleitung geschrieben. Die Aufgabenliste kann unten auch heruntergeladen werden.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Du den Überblick über Dein Promotionsprojekt bzw. Dein Zeitmanagement behalten kannst. Hier im Blog wurden bereits einige vorgestellt, Z.B. der Schreibplan, der Wochenplan, der Herz ist Trumpf-Wochenplan oder der 1-3-5 -Plan.

Jetzt kommt noch eine neue Möglichkeit der Planung dazu – die „Aufgabenliste für die Promotion„. Diese bietet eine einfache Gelegenheit, wichtige Dinge nicht aus den Augen zu verlieren, alles zu notieren was zu tun ist. Und das betrifft nicht nur die Aufgaben für Promotion, sondern auch für Lehre, Job, Kinder und Karriere und was sonst noch so in Deinem Leben wichtig ist.

Was kann die „Aufgabenliste für die Promotion“?

Die Aufgabenliste erleichtert Dir, wichtige Aufgaben im Blick zu behalten und diese nach verschiedenen Kriterien abzuarbeiten. Weil die Aufgabenliste aus einer Excel-Liste besteht, stehen dir natürlich jede Menge Möglichkeiten des Filterns und Sortierens zur Verfügung. Du kannst deine Aufgaben nach Dringlichkeit oder nach Aufgabenbereichen abarbeiten. Du kannst den aktuellen Erledigungsstand vermerken und Du siehst anhand der verschiedenen Farben schnell, was jetzt am Dringendsten zu tun ist. So kannst Du schnell reagieren, wenn der Zeitpunkt der Erledigung der Aufgabe gekommen, bzw. schon überschritten, ist.

Du kannst generell alle Spalten sortieren und so für Dich unterscheiden, was „Dringend“ und was „Wichtig“ ist. So hast Du entweder den Überblick über alle Termine und Fälligkeiten, oder über das, was jeweils am Wichtigsten ist.

So nutzt Du die Aufgabenliste:

Die Aufgabenliste hat verschiedene Spalten, in denen Du Deine Aufgaben und Termine notieren kannst. Grundsätzlich kann nach jeder Spalte sortiert werden. Also ist gerade die Priorität wichtig? Will ich etwas abhaken? Oder steht etwas terminlich an?

Die Tabelle kann beliebig erweitert werden, z.B. durch Drücken der TAB-Taste in der letzten Zelle unten rechts.

Spalte 1 der Aufgabenliste: Der Fortschrittsbalken

Die erste Spalte dient dazu, den Überblick darüber zu behalten, wie weit die geplante Aufgabe) bereits fortgeschritten ist. Sobald Du eine Zahl eingibst, färbt sich der Balken blau. Die Prozentzahl bestimmst Du selber, es ist immer eine „gefühlte“ Zahl, die Du mit jedem Erledigungs-Fortschritt verändern kannst. Nach jedem Bearbeitungsschritt notierst Du eine höhere Zahl – bis die Aufgabe zu 100% erledigt ist.

Vorteil dieses Fortschritts-Balkens ist es, dass Du auch wenn eine Aufgabe noch nicht zu 100% erledigt ist, trotzdem notieren kannst, dass sie z.B. schon zu 50% erledigt ist. Und Aufgaben deren Bearbeitung schon fortgeschritten ist, motivieren!

Spalte 2 der Aufgabenliste: Die Prioritäten

Die Afgabenliste ermöglicht eine Priorisierung von Aufgaben zwischen 1 und 4. Je wichtiger die Aufgabe ist, desto mehr rot wird sie dargestellt. Beispielsweise sind Aufgaben mit Prio 1 rot = sehr wichtig – Prio2-Aufgaben sind gelb = auch wichtig, Ab Prio 3 sind die Aufgaben grün und werden zunehmend dunkler, von hellgrün = weniger wichtig nehmen sie dann verschiedene Grüntöne an. Im praktischen gebrauch erwies sich die Arbeit mit bis zu 4 Priorisierungsstufen als Praktisch, allerdings kannst Du auch mehr oder weniger Priorisierungsstufen nutzen.

Spalte 3 der Aufgabenliste: Die Aufgabe

In dieser Spalte notierst du Deine Aufgabe. Achte darauf, dass Du sie so formulierst, dass Du Dich später noch daran erinnerst, was damit gemeint war (also eher nicht zu kurz 🙂

Spalte 4 der Aufgabenliste: Die Fälligkeit

Notiere, bis wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll. Das Programm erkennt ein Datum und sortiert das Ganze dann automatisch farblich. Je röter, desto näher liegt das Datum (bzw. ist schon vorbei).

Spalte 5 der Aufgabenliste: Der Aufgabenbereich

In der Spalte Aufgabenbereich kannst du Aufgaben unterschiedlichen Aufgaben oder Lebens-Bereichen zuordnen. Mit der Sortierfunktion kannst du Dir dann anzeigen lassen, was in dem jeweiligen Bereich noch zu tun ist. Beispielsweise kannst du alle anderen Aufgaben ausblenden, wenn Du nur an Deiner Dissertation arbeiten möchtest. Falls diese Spalte für Dich nicht interessant ist, lösche Sie einfach aus der Liste!

Spalte 5 der Aufgabenliste: Die Teilaufgaben

Diese Spalte ermöglicht dir, die zur Aufgabe gehörenden Teilaufgaben aufzuschreiben. Zum Beispiel: Was muss ich für das Treffen mit der Promotionsbetreuung vorbereiten? Was gehört beispielsweise alles dazu, einen Vortrag vorzubereiten. Immer wenn du eine Teilaufgabe abgearbeitet hast, kannst Du dafür den „Fortschrittsbalken“ der ersten Spalte etwas höher setzen.

Spalte 5 der Aufgabenliste: Die Notizen

Hier noch eine Spalte für Notizen. Notizen sind ganz hilfreich, wenn Du Deine Aufgabenliste als Orientierung im Promotionsprozess nutzen willst. Die Notizen sind auch sinnvoll, um Aufgaben vorzubereiten oder bei einer gemeinsamen Nutzung der Liste Arbeitsaufträge zu vergeben. Du kannst die Spalte aber auch löschen, wenn Du sie nicht nutzen willst.

Grundsätzlich kann nach jeder Spalte sortiert werden. Also ist gerade die Priorität wichtig? Will ich etwas abhaken? Oder steht etwas terminlich an?

Bitte Beachten: „Die Aufgabenliste für die Promotion“ von Maike Groen/Jutta Wergen ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung – Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International Lizenz.

Die Tabelle kann beliebig erweitert werden, z.B. durch Drücken der TAB-Taste in der letzten Zelle unten rechts. Nutze die Filter- bzw. die Sortierfunktion die Excel bietet. So behältst Du den Überblick.

Noch ein Tipp: Lösche die alten Daten raus, wenn Du die Tabelle benutzt.